Excel hangi durumda iyi bir başlangıçtır?
Tablo programı esnektir, ucuzdur ve çoğu işletme sahibinin aşina olduğu bir araçtır. On ürün ve haftada birkaç hareket için ürün adı, giriş, çıkış ve kalan sütunlarıyla temel takip yapılabilir. Özel analiz gerektiğinde formül ve pivot tablolar da güçlüdür.
Sorun Excel’in yetersizliği değil, işlemsel veritabanı gibi kullanılmaya başlanmasıdır. Satış, tahsilat, müşteri bakiyesi, farklı depo ve birden fazla kullanıcı aynı dosyada birleştiğinde hücre bağımlılıkları görünmez bir yazılıma dönüşür; bakımını da işletme sahibi üstlenir.
Geçiş zamanını gösteren işaretler
- Aynı dosyanın “son”, “son2” ve “gerçek-son” kopyaları oluşuyorsa;
- satışı yazdıktan sonra stok hücresini ayrıca değiştirmek gerekiyorsa;
- yanlış stoğun hangi işlemden geldiği bulunamıyorsa;
- çalışanların maliyet veya rapor alanlarını görmemesi gerekiyorsa;
- telefonda ürün bulmak ve barkod okutmak zorlaşıyorsa;
- internet kesildiğinde ortak dosyaya erişim iş akışını durduruyorsa;
- müşteri alacağı ayrı defterde tutuluyorsa.
Bu belirtilerden birkaçı sürekli yaşanıyorsa uygulama, yalnız rahatlık değil veri yapısı sağlar.
Temel fark: hücreyi değil olayı kaydetmek
Excel’de çoğu kullanıcı “stok = 18” hücresini günceller. İşlem tabanlı sistemde ise “ana depodan 2 adet satış çıktı” olayı kaydedilir; 18 sonucu önceki hareketlerle birlikte hesaplanır. Son rakam yanlış görünürse geçmişe dönüp nedenini araştırmak mümkündür.
Bu yapı müşteri hesabında da geçerlidir. Bakiyeyi elle 1.000 TL yapmak yerine 3.000 TL satış ile 2.000 TL tahsilat ayrı kalır.
Excel’i tamamen bırakmanız gerekmez
Günlük operasyonun tek kaynağını Salelog’da tutup raporu gerektiğinde Excel’e aktarabilirsiniz. Excel böylece veri giriş sistemi olmak yerine özel analiz, sunum veya arşiv aracı olur. İki yerde aynı işlemi canlı tutmaya çalışmak yerine hangi aracın ana kayıt kaynağı olduğunu açıkça belirleyin.
Geçişte büyük kataloğu bir gecede taşımak zorunda değilsiniz. En sık hareket gören ürünlerle pilot başlatın, bir hafta gerçek satış yapın ve raporları karşılaştırın. Toplu içe aktarma sizin için zorunluysa, Salelog’un mevcut kapsamı bunu vaat etmediği için karar vermeden önce doğrulayın.