Aynı hesabı paylaşmak neden risklidir?
Birden fazla çalışanın tek kullanıcı adıyla giriş yapması ilk gün kolay görünür. Sonradan hangi işlemi kimin yaptığı, işten ayrılan kişinin erişiminin nasıl kapanacağı ve hangi çalışanın maliyet bilgisini görebileceği belirsizleşir.
Ekip üyeliği her kişiye ayrı kimlik verir. İzinler de “uygulamaya girebilir/giremez” ikiliğinden daha ayrıntılı kurulabilir. Satış yapan kişinin rapor yönetmesine veya tüm organizasyon ayarlarını değiştirmesine gerek olmayabilir.
Mobil ve web’i iş bölümüne göre kullanın
Telefon; barkod tarama, müşterinin yanında satış kaydı veya depoda hızlı kontrol için uygundur. Web; uzun listeler, klavye kullanımı ve büyük ekranda rapor inceleme için daha rahattır. İki istemci aynı hesabın verisine erişse de her özelliğin ikisinde de birebir bulunacağını varsaymayın.
Yeni bir iş akışını ekip standardı yapmadan önce kullanılacağı cihazda test edin. Örneğin mobilde bulunan bir kamera özelliği web tarayıcısında aynı deneyimi vermeyebilir.
En az yetki ilkesi nasıl uygulanır?
- Çalışanın yaptığı işleri listeleyin.
- Bu işler için gereken izinleri seçin.
- Maliyet, rapor ve ayar erişimini varsayılan olarak açmayın.
- Çalışanın kendi hesabıyla giriş yapıp gerçek ekranları görmesini test edin.
- Görev değiştiğinde izinleri güncelleyin; işten ayrıldığında üyeliği kaldırın.
İzinleri bir defa kurup unutmak yerine periyodik kontrol etmek gerekir. Özellikle organizasyon sahipliği ve üye yönetimi gibi güçlü yetkiler sınırlı kişilerde kalmalıdır.
İnternet ve senkronizasyon farkı
Mobil uygulamanın desteklenen akışları çevrimdışı önceliklidir; web uygulaması ise çevrimiçi çalışır. Aynı ürün birden fazla cihazda değiştirilirken bekleyen mobil işlemlerin tamamlanmasını izlemek, ekip içinde “hangi cihaz güncel?” sorusunu azaltır. Uygulama bekleyen kaydı gösteriyorsa sunucu onayı gelmeden işi tamamlanmış saymayın.