Por que separar compra e pagamento?
Imagine que o fornecedor entregue 40 peças hoje e aceite receber em duas parcelas. As peças já estão disponíveis para venda, portanto precisam entrar no estoque. O dinheiro, porém, ainda não saiu por completo. Se compra e pagamento forem tratados como um único evento, uma dessas duas realidades ficará errada.
No Salelog, a compra descreve produtos, quantidades, custos e depósito. O pagamento informa quanto foi entregue ao fornecedor. Assim, o estoque pode estar correto enquanto o saldo em aberto continua visível.
Despesa não deve criar mercadoria
Aluguel, energia, anúncio, manutenção e alguns fretes fazem parte da rotina, mas não são unidades novas na prateleira. Lançar todo gasto como compra distorce a quantidade dos produtos. Ignorar as despesas, por outro lado, faz o resultado do período parecer melhor do que foi.
Comece com poucas categorias fáceis de reconhecer. O objetivo não é reproduzir um plano contábil complexo no celular, e sim manter a rotina organizada o bastante para responder por que o dinheiro saiu.
Exemplo de compra com pagamento parcial
Uma compra de R$ 2.000 com pagamento inicial de R$ 800 pode ser lida assim:
- os produtos entram no depósito pelo registro de compra;
- o fornecedor fica com R$ 2.000 a receber;
- o pagamento de R$ 800 reduz o saldo;
- os R$ 1.200 restantes continuam em aberto.
Quando a próxima parcela for paga, crie outro pagamento. Alterar o valor da compra antiga apagaria o histórico do que realmente aconteceu.
O que revisar toda semana
Compare as quantidades recebidas com as compras lançadas, confira saldos de fornecedores, procure despesas duplicadas e avalie produtos cujo custo mudou. Para obrigações fiscais e contábeis, faça a conciliação com os documentos e sistemas exigidos para o negócio.