Ürün alışı ile ödeme neden ayrılmalı?
Tedarikçiden bugün 50 ürün teslim alıp ödemeyi iki hafta sonra yapabilirsiniz. Ürünler depoya girdiği anda stok artmalıdır; ödeme yapılmadığı için tedarikçi bakiyesi açık kalmalıdır. Alış ve ödemeyi tek olay saymak, ya stoğu geciktirir ya da ödenmemiş borcu görünmez yapar.
Salelog bu iki hareketi ayrı kaydeder. Alış ürün, miktar, depo ve maliyetle ilgilidir. Tedarikçi ödemesi ise ne kadar para çıktığını ve açık hesabın ne kadar azaldığını anlatır.
İşletme gideri ne zaman ayrı tutulmalı?
Kira, elektrik, reklam, kargo veya bakım gibi harcamalar her zaman yeni ürün stoğu oluşturmaz. Bunları alış gibi kaydetmek stok miktarını bozabilir; hiç kaydetmemek ise satış ile gerçek işletme sonucu arasında aşırı iyimser görüntü yaratır.
Gider kategorilerini çok ayrıntılı başlatmak yerine karar vermenize yardımcı olacak birkaç anlaşılır başlık kullanın. Düzenli kayıt oturduktan sonra ihtiyaç varsa ayrıntıyı artırın.
Vadeli alış örneği
20.000 TL tutarında ürün aldınız ve 8.000 TL ödeme yaptınız:
- alış kaydı ürünleri doğru depoya ekler;
- tedarikçi hesabı alış tutarı kadar borçlanır;
- 8.000 TL ödeme borcu azaltır;
- kalan 12.000 TL tedarikçi bakiyesinde görünür.
Sonraki ödemeyi ilk alış kaydının tutarını değiştirerek değil, yeni ödeme hareketiyle kaydedin. Bu sayede hangi tarihte ne ödendiği korunur.
Haftalık satın alma kontrolü
- stoğa giren ürünlerin alış belgeleriyle miktarını karşılaştırın;
- vadesi yaklaşan tedarikçi bakiyelerini gözden geçirin;
- yinelenen veya yanlış kategoriye yazılan giderleri kontrol edin;
- maliyeti değişen ürünlerin satış fiyatını değerlendirin;
- raporları resmî muhasebe kayıtlarıyla gereken sıklıkta mutabık hâle getirin.
Operasyonel kayıt disiplini, tedarikçiye ne zaman ödeme yapacağınızı ve hangi üründe sermayenin bağlandığını daha görünür hâle getirir.